ACT! in kleiner Firma, Umstrukturierung

[Advance]

Hallo,
ich mache ein Praktikum in einer kleinen Firma in Irland.
ACT wurde relativ unstrukturiert eingefuehrt und jetzt, da die Mitarbeiterzahl, Kundenzahl und Datensaetze wachsen soll die Nutzung verbessert werden.
Anhand der Handbuecher kann ich nicht beurteilen, welche Aenderungen noetig sind, und welche Folgen sie haben, daher meine Fragen hier im Forum.

Wie soll ich vorgehen bei der Umstrukturierung? (bezieht sich auf Layout, Installation wo, User etc.)

Eckdaten:
Die Firma verkauft Software (online) an Schulen, Unis, Firmen, Staatliche Einrichtungen.
In der Firma sind 3-5 ACT-Benutzer vor Ort und 3-4 weltweit verstreut.
Wir haben ca. 5 Datenbanken fuer die verschiedenen Laender.

Wir nutzen ACT um
1) die vorhandenen Kunden zu verwalten (Notizen, Verkaufe usw.)
2) viele moegliche Kunden anzumailen. (je nach Zielgruppe) (mailing derzeit noch mit Exportieren der Daten aus ACT)

Der momentane Stand ist:
1) Die Datenbanken haben verschiedene Layouts.
2) Im Buero wird ACT vom Server aus genutzt. Die externen Mitarbeitern nutzen es jeweils direkt vom PC.
3) Es sind keine verschiedenen User eingerichtet. Manchmal huepft die Datenbank, wenn 2 Mitarbeiter gleichzeitig Daten aendern.
4) Bis jetzt wird keine regelmaessige Reindexierung und Sicherheitsspeichern durchgefuehrt.
5) Wir haben einen Programmierer, der sich nicht mit ACT! beschaeftigt hat, aber sich mit dem Netzwerk auskennt.

Meine Aufgabe ist es, folgendes zu erreichen:
1) Alle Mitarbeiter sollen mit dem gleichen Layout arbeiten.
2) Die groesste Datenbank (>6000 Eintraege, die Haelfte Jahre alt) soll aktualisiert werden und strukturiert nach Zielgruppen und "mehrere Kontakte der gleichen Firma". (Gruppen?).
3) Es sollen User eingefuehrt werden, damit man sehen kann, wer wieviel verkauft.


Meine Fragen:
1) Wie sollen wir vorgehen?

Die folgenden Fragen sind zur naeheren Bestimmung von Frage 1):
2) Genuegt es auf den einzelnen PCs die Layout-Files auszutauschen, oder muss es dann neu installiert werden?
3) ist "Safe copy as" ausreichend, oder muss es immer "Backup" sein? was ist der Unterschied?
4) Koennen die User einfach so eingefuehrt werden?
5) Sollte es besser vom Server aus laufen oder von den einzelnen PCs aus, oder eine Mischung? Wie ist der Userzugriff? Wieviele gleichzeitig bei Nutzung vom Server aus?

Weitere Fragen:
6) Gibt es eine Moeglichkeit nachzuvollziehen, wann der Kontakt das letzte Mal aktualisiert wurde. D.h. ein Feld, das automatisch einen Wert (Datum) erhaelt, wenn der Eintrag im Feld "Email" geaendert wird?

Vielen Dank fuer Hilfe und Tips!
Mit freundlichen Gruessen,
Erika

[Ingrid Weigoldt]

Hallo Erika,

viele viele Fragen. Ein paar muß ich mit Fragen "beantworten":

2) Im Buero wird ACT vom Server aus genutzt. Die externen Mitarbeitern nutzen es jeweils direkt vom PC.

Sind die Datenbanken im Aufbau identisch (Feldstruktur)? FeldInfo2 zum Vergleich einsetzen!

Sollen die einzelnen Datenbanken je gegeneinander abgeglichen werden? Sind die weltweit verstreuten Datenbanken Untermengen der Zentraldatenbank oder sind das Datenbestände, die (derzeit) in der Zentraldatenbank noch nicht existieren?

3) Es sind keine verschiedenen User eingerichtet. Manchmal huepft die Datenbank, wenn 2 Mitarbeiter gleichzeitig Daten aendern.

Von wie vielen Arbeitsplätzen in der Zentrale wird auf die Datenbank zugegriffen? Ist die Anzahl der Lizenzen entsprechend? In einer Datenbank mit 3-5 Benutzern müssen Benutzer auch in der Datenbank eingerichtet sein (oder sind alle Ihre Benutzer automatisch immer Administratoren?).

1) Alle Mitarbeiter sollen mit dem gleichen Layout arbeiten.

OK, wenn der Aufbau der Datenbank identisch ist. Layout-Dateien lassen sich einfachst transportieren und einbinden (wenn sie einen sprechenden Namen haben: Layout speichern unter....).

Last but noch least: werden auf allen PC's identische ACT!Versionen eingesetzt?