ACT! 5 reorganisieren

RealFairPlayer

Hi zusammen,

Leider gab es kein passenderes Forum für diesen Post.

Wir setzen hier in der Firma ACT! 5 ein. Nun ist es durch die Jahre halt immer größer aber eben auch ungepflegter geworden.

Was wir nun brauchen ist folgendes:

- Die Datensätze müssen auf Dubletten überprüft werden anhand von div. Kriterien (Firmenname, Email)

- Die doppelten Datensätze müssen zu einen neuen gemacht werden, dabei müssen die Notizen von beiden im neuen vorhanden sein.

Gibt es hierfür eine fertige Lösung?
Welche Tools werden benötigt?

Danke vorab,
Matthias

Ingrid Weigoldt

Hallo Matthias,

die Suche nach Doppelten läßt sich ja über insgesamt 3 Felder einstellen, allerdings ist eine Einbindung der EMail-Adresse dabei nicht möglich.

Hier würde mir der Einsatz von ACTExtract (AddOn Melville-Schellmann) einfallen, das auch eine ACT2000-Datenbank in ACCESS-Format einlesen und über das Ergebnis einer Abfrage eine Suche in ACT generieren kann.

Das Zusammenführen von Notizen/Protokollen bei einem als "richtig" identifizierten Kontakt ist eher Fleißarbeit, es sei denn man setzt auch hier ACTExtract dafür ein. Hier könnte man sich ein entsprechendes Tool erstellen (halt mittels ACCESS).

RealFairPlayer

Hallo!

Danke für die flinke Antwort. Irre ich mich oder war es aber so das man exportierte Inhalte (mittels EXTRACT) nicht mehr importieren kann in Act! ? Wenn doch, gilt das dann auch für den GESAMTEN CONTENT, also auch Notizen usw.?

Danke vorab,
Matthias

P.S. Ich habe bereits in Erwägung gezogen hierfür ext. Hilfe in Anspruch zu nehmen in Form eines Consultants, oder Freelancers. Gibt es hierzu gute Adressen?

Ingrid Weigoldt

Hallo Matthias,

es geht auch zurück, allerdings würde ich das nicht "importieren" nennen.
Und wenn Sie tätige Hilfe brauchen, nehmen Sie doch mal direkt Kontakt mit mir auf!

RealFairPlayer

Hallo zusammen,

Okay, nachdem ich eine halbe Stunde mit dem FoxPro kämpfen durfte, eine weitere Stunde damit verbracht habe der ominösen Fehlermeldung (in der Testversion von ExtrAct) "Es werden max. 100 Datensätze in der Testversion bearbeitet - ExtrAct wird nun geschlossen" auf den Grund zu gehen ... habe ich es geschafft, ich habe eine Testdatenbank - diese kann ich per Access bearbeiten .... und nun? Wie bekomme ich die veränderten Daten nun wieder in meine ursprünglich (Test)Datenbank von Act! ?

Grüße und danke vorab,
Matthias

Ingrid Weigoldt

Hallo Matthias,

das hier beschriebene Verfahren betrifft ACCESS2000 und höher!!

ACT(Test)-Datenbank schließen. Verzeichnis (WinExplorer) aufsuchen, Dateien mit Endungen .abc, .abu und alle, deren Extentions auf x enden, löschen.
Extract legt Kopien bestimmter ACT-Dateien an. Wenn Sie an den Einstellungen von EXTRACT diesbezüglich nichts geändert hatten, finden Sie diese in C:\Programme\Melville-Schellmann\EXTRACT\Daten.
Nur die geänderten Tabellen müssen ins ACT-Datenbankverzeichnis kopiert und dann umbenannt werden:

activity.dbf (Tätigkeiten) nach xxx.adb
contact.dbf (Kontakte) nach xxx.dbf
email.dbf (EMail-Adressen) nach xxx.edb
group.dbf (Gruppen) nach xxx.gdb
notes.dbf(Notizen/Protokolle) nach xxx.hdb
Relation.dbf(Relationen, wichtig für Activities und Gruppen) nach xxx.rel
sales.dbf(Aufträge) nach xxx.sdb

Am besten, vorher eine Sicherheitskopie der Original-Dateien machen!

Dann ACT öffnen, Indices wiederherstellen lassen, als nächstes eine Datenbankpflege - dabei wird dann auch die blb-Datei aufgeräumt.

Und sollten Sie Kontakte gelöscht haben (was bei Ihrer ursprünglichen Aufgabenstellung ja vorkommen konnte), dann sollten Sie anschließend die Datenbank noch mit ACTDiag Scan and Repair behandeln. Dabei werden dann die einem vielleicht gelöschten Kontakt noch angehängten anderen Sachen gefunden und eliminiert. Und danach dann wieder eine Datenbankpflege.

Viel Erfolg!