Bereiche: Technologie und Kompatibilität Freigabe für Einsatz unter Microsoft Windows 7 Nutzung in Verbindung mit kundeneigenem MS-SQL-Server möglich Erweiterter Zugriff durch den ACT!-OLE-DB-Provider Zusammenspiel mit verschiedenen i-Calender-fähigen Programmen Design Neues Design Mehrzeilige (umgebrochene) Registerkarten Funktionen und Effektivität Erweiterte Anpassbarkeit der Verkaufschancen/Vorgänge Individuelle Produktspezifikationen in den Verkaufschancen Einbindung von parametrisierbaren Web-Diensten Beziehungen zwischen Kontakten darstell- und verwaltbar Optimiertes Programmverhalten beim Planen von Tätigkeiten Optimiertes Programmverhalten bei Erstellung von Neukontakten aus Firma Sicherheit und Administration Team-Zugriff für Verkaufschancen/Vorgänge setzbar Neue Sichten auf Benutzeradministration Gleichzeitiges Erstellen von bis zu 50 Remote-Datenbanken möglich Festlegung der verwendeten Währungseinheit in Verkaufschancen Unser vorläufiges Fazit über ACT! 12 Insgesamt die gelungenste ACT!-Neuerscheinung seit Jahren... Preise und Bestellung von ACT! 12

Technologie und Kompatibilität

Freigabe für Einsatz unter Windows 7

Das neue ACT! 12 ist vom Hersteller freigegeben für den Einsatz unter dem Betriebssystem Microsoft Windows 7. Damit kommt der Hersteller dem dringenden Bedürfnis einer supporteten Lauffähigkeit von ACT! auch auf diesem neuen Microsoft-Betriebssystem nach, welches bereits in vielen Unternehmen zum Einsatz kommt.

Nutzung in Verbindung mit kundeneigenem MS-SQL-Server möglich

ACT! 12 wird, anders als seine Vorgänger, nicht mehr in Kombination mit ausgeliefertem MS-SQL-Server Standard-Version (ACT! ST-Version) ausgeliefert. Stattdessen kann ACT! 12 Premium (standardmäßig mit dem MS-SQL-Express-Server 2005 ausgestattet) auch mit einem bereits kundenseitig lizensierten SQL-Server (2005 oder 2008) betrieben werden. Hier ist dann aber darauf zu achten, daß die vorhandene Lizensierung ebenfalls die Erstellung mehrerer Instanzen einschließt, sowie mehr als eine Prozessorverwendung unterstützt.

ACT! 12 ist in insgesamt drei Produktausführungen verfügbar, die sich durch den Funktionsumfang einerseits - und durch die Unterstützung der Web-Zugriffsmöglichkeit andererseits - voneinander abgrenzen.

Die verschiedenen Produktvarianten von ACT! 12:

Design

Neues Design

In ACT! 12 wurden verschiedene Anpassungen hinsichtlich Symbolleisten und Navigationsschaltflächen vorgenommen. Die neue "Begrüßungsseite" soll dem Anwender wertvolle Tips und Hinweise liefern und ihm allgemeine Ressourcen schneller zugänglich machen. Eine sogenannte "globale Symbolleiste" soll dem Anwender einen noch schnelleren und komfortableren Zugriff auf wichtige und wiederkehrend benötigte Funktionen an zentraler Stelle liefern. Die große und nicht zu übersehende Schaltfläche "NEU" erlaubt eine Neuanlage jedweder ACT!-Elemente wie z.B. Kontakte, Tätigkeiten oder Notizen/Historien - ohne, daß hierfür ein Wechsel in den jeweiligen Datenbereich nötig wäre. (Separate Darstellung anzeigen) Melville-Schellmann meint: Über Geschmack läßt sich bekanntlich streiten und was des Einen Freud ist, ist des Anderen Leid. Sicherlich bietet die überdimensionierte "globale Symbolleiste" dem Neueinsteiger mehr Übersicht und schnelleren Zugriff. Dem erfahrenen ACT!-Anwender dagegen kann die statische Anordnung und viel Platz einnehmende "große Symbolleiste" durchaus störend begegnen. Mancher wird zudem die Möglichkeit vermissen, die linke Navigationsleiste mit der gleichen Flexibilität seinem bevorzugten Erscheinungsbild anzupassen, wie dieses bislang möglich war.

Mehrzeilige (umgebrochene) Anzeige von Registerkarten

Sehr positiv und wohlwollend wurde von uns die Neugestaltung der angezeigten Registerkarten in der Bildschirmmitte aufgenommen. Bei mehreren selbst hinzugefügten Registerkarten lagen bislang nicht sämtliche Rubriken im sichtbaren Bereich des Anwenders und erforderten ein lästiges Scrollen nach links oder rechts. Dieses Manko wurde dadurch gelöst, daß sich die mittig angeordneten Registerkarten nun zu einer mehrzeiligen Darstellung umbrechen, sobald nicht mehr alle Rubriken in den sichtbaren Bereich einer einzigen Zeile hineinpassen.

 

Funktionen und Effektivität

Erweiterte Anpassbarkeit der Verkaufschancen/Vorgänge

Aus unserer Sicht das Highlight und die wichtigste Innovation im neuen ACT! 12 stellt der aufgebohrte Bereich der Verkaufschancen dar, welchen man auch genauso gut mit dem Begriff "Vorgänge" hätte beschreiben können. Die eigene Möglichkeit, Felder zu erstellen und das Layout seinen Wünschen gemäß anzupassen, bezieht sich ab ACT! 12 auch auf den Bereich der Verkaufschancen/Vorgänge. Damit wurde ein vierter "Hauptdatenbereich" neben den Kontakten, Firmen und Gruppen geschaffen. Dies erweitert die potentiellen Möglichkeiten der Vorgangsverwaltung mit ACT! ganz erheblich. Denn neben der Zuweisung von Kontakt-, Firmen- und Gruppenmitgliedern zum Vorgang läßt sich nun theoretisch auch jede vorgangsbezogene Notiz, Tätigkeit oder Protokollaufzeichnung mit dem Vorgang selbst verknüpfen. (Separate Darstellung "Arbeitsbereich" anzeigen) (Separate Darstellung "Feldanpassung" anzeigen)

Melville-Schellmann meint:

Wir sehen in dem neuen Datenbereich der Verkaufschancen/Vorgänge erhebliches Potential für die künftige Abbildbarkeit spezieller geschäftlicher Vorgänge, die sich mit den bislang vorhandenen Bordmitteln nicht - oder nur unzureichend darstellen ließen.

Leider steckt auch hier der Teufel hier im Detail. Denn die Verknüpfbarkeit von Notizen, Protokollen oder Tätigkeiten mit einem Vorgang verlangt dann auch eine entsprechend einfache Möglichkeit der Navigation von einer im Kontakt einsehbaren Notiz, oder in der Aufgabenliste angezeigten Tätigkeit zu dem jeweils betreffenden Vorgang. Hier wurde aus unserer Sicht schlicht vergessen, den Workflow bis zum Ende zu durchdenken und das Handling im neuen ACT! 12 entsprechend zu gestalten.

Melville-Schellmann wird hierfür selbstverständlich zeitnah Lösungen im Funktionsaufsatz "Optimum für ACT!" bereit stellen, die das im Standard Versäumte nachholt und dem Anwender die dringend benötigten Ressourcen zur Verfügung stellt. Dennoch fragt man sich hier kopfschüttelnd, wie man sinnbildlich gesprochen ein neu entwickeltes, großartiges Fahrzeug ohne zugehöriges Lenkrad auf den Markt bringen kann.

Individuelle Produktspezifikationen in den Verkaufschancen

Die Hinterlegung von Produkten/Dienstleistungen steht natürlich in einem engen inhaltlichen Zusammenhang mit den neu gestalteten Verkaufschancen/Vorgängen. Und hier hält das neue ACT! 12 ebenfalls wichtige und interessante Neuerungen bereit. Über die Felddefinitionen lassen sich nun auch eigene Felder für die Spezifikation von Produkten und Dienstleistungen hinterlegen. So ließe sich beispielsweise bei der Verwaltung eines Vertragsbestandes die jeweilige Vertragsnummer der einzelnen Position zuweisen. Selbst Memofelder können hier zum Einsatz kommen und ergänzen so die einzelne Produktposition um wichtige positionsspezifische Merkmale. Hervorragend auch, daß man die individuellen Produktspezifikationen in die Gestaltung eines eigenen Kontaktberichtes übernehmen kann. Dadurch lassen sich erstmals individuell spezifizierte und optisch ansprechende Angebote direkt aus ACT! erstellen und auf verschiedenen Kommunikationswegen an den Empfänger versenden. Das neue ACT! 12 bietet damit wesentliche Funktionen eines praktisch nutzbaren Angebotskonfigurators, der in den letzten Jahren vielfach nachgefragt worden war. (Separate Darstellung "Angebot über Berichtsgenerator" anzeigen)

Melville-Schellmann meint:

Eine ausgezeichnete Innovation im neuen ACT! 12, die vielen Anwendern erlaubt, den jeweils angelegten Vorgang bis auf die detaillierte Positionsebene herunter zu brechen und Vertragsbestände, Immobilienverwaltungen oder eben auch angebotene Leistungen spezifisch mit allen zugehörigen Zusatzinformationen zu verwalten.

Daß sich über die Nutzung des Berichtsdesigners nun auch die hier hinterlegten Inhalte in ansprechenden Angeboten weiter verarbeiten und nutzen lassen, wird diesen Bereich bei vielen ACT!-Anwendern zum kaufentscheidenden Argument werden lassen.

Einbindung von parametrisierbaren Web-Diensten

Nachdem Melville-Schellmann schon seit Jahren mit mit der Funktion Browser-Tab (im Optimum-Aufsatz für ACT!) die Möglichkeit anbot, Internetdienste in einer eigenen Registerkarte einzubinden und mit Feldinhalten des aktuellen Datensatzes individuell zu "füttern", hat der Hersteller Sage Software nun eine eigene, ähnlich gelagerte Technik im neuen ACT! 12 verbaut.

Dabei bleibt man allerdings reduziert auf die Verwendung im Kontakt- und Firmenbereich. Für die Verkaufschancen/Vorgänge, sowie die Gruppendatensätze in ACT! ist eine Einbindung dieser parametrisierten Webdienste nicht möglich. Zudem lassen sich über diese Technik ebenfalls keine kundenspezifischen Ordnerstrukturen anzeigen, wie dies unter Einsatz von BrowserTab möglich ist.

Beziehungen zwischen Kontakten darstellbar

Eigentlich bereits ab ACT! 11.01 verfügbar, erwähnen wir diese Funktion hier dennoch als Neuerung, weil sie nun erstmals ab Auslieferung einer neuen ACT!-Version zur Verfügung steht.

ACT! 12 erlaubt es Ihnen, in einer separat verfügbaren Registerkarte beliebige Beziehungen zwischen Kontakten herzustellen. Max Mustermann ist VATER von Petra Bruser, welche gleichzeitig den Eintrag TOCHTER von Max Mustermann erhält. So sind frei definierbare Wechselbeziehungen zwischen Kontakten möglich, die im wahrsten Sinne des Wortes Kontaktmanagement mit nochmals gesteigerter Übersichtlichkeit erlaubt. (Separate Darstellung anzeigen)

Melville-Schellmann meint:

In vielen Geschäftsbereichen sicherlich eine sehr gute und wichtige Innovation, um Netzwerke abzubilden und die Übersicht zu erhöhen.

Optimiertes Programmverhalten beim Planen von Tätigkeiten

Wir stellten bei unseren Tests den folgenden neuen und sehr angenehmen Effekt fest: Aus einer Tätigkeit, die mit zwei Kontakten aus verschiedenen Firmen - und eben auch diesen zwei Firmen gleichzeitig verknüpft ist, soll eine Person entfernt werden. Dies bewirkte in älteren ACT!-Versionen einen Verbleib der Verknüpfung von der Firma (des inzwischen entfernten Kontaktes) bei der Tätigkeit. In ACT! 12 erscheint in diesem Falle eine automatische Abfrage, ob die Firma des ausgeschlossenen Kontaktes ebenfalls aus der Tätigkeit herausgenommen werden soll. Diese Abfrage erscheint selbstverständlich nur dann, wenn die ausgeschlossene Person der einzige Kontakt der besagten Firma in der Tätigkeit gewesen war.

Melville-Schellmann meint:

Auf jeden Fall ein verbessertes und praktisch nützliches Programmverhalten, welches in speziellen Situationen dabei hilft, Zeit zu sparen und eingeschlichene Fehler in den Datenbeziehungen zu vermeiden.

Optimiertes Programmverhalten bei Erstellung von Neukontakten aus Firma

Bei der Neuanlage von Kontakten aus einem Firmendatensatz heraus werden ab ACT! 12 auch solche Feldinformationen in den neuen Kontaktdatensatz übergeben, die sich in individuell verknüpften Feldern befinden. Bisher wurden ausschließlich die Inhalte spezieller Standardfelder (z.B. Adresse 1, Adresse 2, PLZ, Stadt, Land) übergeben.

Melville-Schellmann meint:

Auch wenn der Hersteller solche Innovationen im Programmverhalten nicht als neue Funktionen nach außen trägt, sind es doch häufig gerade die sogenannten "Kleinigkeiten", welche die Freude am Arbeiten erhöhen und dabei helfen, sich Zeit und Fehleingaben zu ersparen. Das oben beschriebene optimierte Programmverhalten zählt ganz sicher mit in diese Kategorie und ist eine wichtige Verbesserung von ACT! 12.

 

Sicherheit und Administration

Team-Zugriff für Verkaufschancen/Vorgänge setzbar

Mit der Schaffung eines eigenständigen Datenbereiches für die Verwaltung von Verkaufschancen/Vorgängen geht nun auch die Möglichkeit einher, spezielle Zugriffsrechte zur Vorgangseinsicht auf Teamebene zu setzen.

Melville-Schellmann meint:

Eine Verbesserung in den Zugriffsrechten ist immer eine feine Sache. Aber wenn man den Gedanken weiterspinnt, lassen sich damit nun auch hinterlegte Protokolle und Notizen zur Einsichtnahme für einen begrenzten Anwenderkreis schützen, indem diese Informationen explizit einem vorab angelegten und mit dem Kontakt verknüpften Vorgang zugeordnet werden. Daher in jedem Falle eine wichtige Innovation für viele Entscheidungsträger in Vertrieb und Personalwesen.

Neue Sichten auf Benutzeradministration

Über das Cockpit lassen sich nun spezifische Informationssichten auf die verwalteten Benutzer erzeugen, die einen komprimierten Überblick auf Benutzer, Rechte- und Anmeldestatus, Datum der letzten An- und Abmeldung, sowie des verwendeten Clientcomputers liefert.

Gleichzeitiges Erstellen von bis zu 50 Remote-Datenbanken möglich

In ACT! 12 Premium wurde eine neue Verwaltungsfunktion eingeführt, die das Leben von ACT!-Administratoren spürbar erleichtern soll. Es können (nach Herstelleraussage) bis zu 50 Remote-Datenbanken gleichzeitig erstellt werden, um die Bereitstellung umfangreicher Implementierungen zu vereinfachen.

Festlegung der verwendeten Währungseinheit in Verkaufschancen

Neu auch die Möglichkeit für globale Verkaufsumgebungen, die verwendete Währungseinheit zum Zeitpunkt der Datenbankerstellung vorzugeben.

Unser Fazit:

Nach anfänglicher Skepsis haben wir unser Meinungsbild von ACT! 12 erheblich korrigiert.

ACT! 12 ist rein funktional gesehen der wichtigste Entwicklungssprung in der Versionshistorie seit Jahren. Selbst im Vergleich zum unmittelbaren Vorgänger ACT! 11 sind die neuen Möglichkeiten erheblich und die Retouschen im Programmablauf positiv erwähnenswert.

Neben der hergestellten (und technisch supporteten) Lauffähigkeit unter Microsoft Windows 7 besticht insbesondere der neu geschaffene vierte Hauptdatenbereich der Verkaufschancen/Vorgänge, welcher in Verbindung mit den anpassbaren Produktspezifikationen und der Ausgabemöglichkeit über den Berichtsgenerator eine Fülle an sinnhaften Möglichkeiten für viele Anwender und Branchen eröffnet. Daß an dieser Stelle auch noch die Möglichkeit des dezidierten Datenzugriffs neu geschaffen wurde, rundet das Bild insgesamt sehr positiv ab.

Kritisiert werden muß aber auch die unzureichende Navigationshilfe von Protokollen und Tätigkeiten hin zu dem verknüpften Vorgang (Verkaufschance ). Da Melville-Schellmann aber auch diese Lücke im Workflow demnächst mit neuen Optimum-Funktionalitäen schließen wird, vermag dieser Punkt das positive Erscheinungsbild nicht nachhaltig zu trüben.

Das nun durchgängig verfügbare Beziehungsmanagement zwischen Kontakten, sowie hilfreiche administrative Einbauten komplettieren unser Bild von ACT! 12 als der gelungensten ACT!-Neuerscheinung seit mindestens 2006